Gestión de homologación de empresas
Conducción de las etapas, desde la solicitud de los documentos hasta la evaluación de lo presentado.
HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Homologación de terceros con visión de toda la cadena.
Antes de ingresar a la operación, y durante todo el contrato, cada empresa contratada debe estar al día con sus documentos y requisitos. La homologación organiza esa verificación de principio a fin.
ENTIENDA EL SERVICIO
Qué es homologar a un proveedor
Homologar es verificar si la empresa prestadora cumple los requisitos exigidos para actuar en la operación: documentos laborales y previsionales, salud y seguridad, capacitaciones y seguros.
Sin ese control, una irregularidad del proveedor puede convertirse en un problema para quien contrata. Por eso la verificación no termina en el ingreso: acompaña las vigencias durante el contrato.
- Cuándo ocurre
- Antes de la contratación y de forma continua
- Quién es evaluado
- Empresas contratadas y sus trabajadores
- Resultado
- Proveedor apto, apto con pendientes o no apto
ETAPAS
El camino de un proveedor hasta el dictamen.
- 01
Registro
Se invita a la empresa, que informa sus datos y el alcance de lo que va a ejecutar.
- 02
Envío de documentos
El proveedor reúne y envía la documentación exigida para el tipo de servicio.
- 03
Análisis
Cada ítem se verifica con el requisito aplicable, incluyendo plazos y vigencias.
- 04
Dictamen
La situación se clasifica como apta, apta con pendientes o no apta, con los motivos registrados.
- 05
Monitoreo
Los vencimientos y las actualizaciones se acompañan durante toda la vigencia del contrato.
DOCUMENTACIÓN
Lo que suele analizarse.
Los requisitos cambian según el contratante y la actividad. Estos son los grupos más comunes.
De la empresa
- Contrato social y datos de registro
- Certificados de no adeudo
- Comprobantes de aportes de FGTS e INSS
- Pólizas de seguro, cuando se exigen
De los trabajadores
- Certificado de salud ocupacional (ASO)
- Capacitaciones exigidas para la función
- Registro de contratación
- Comprobante de entrega de EPP
De seguridad
- Programas de gestión de riesgos
- Análisis de riesgo de la actividad
- Procedimientos y permisos de trabajo
- Inducción de seguridad en el contratante
CONTROL MANUAL O ESTRUCTURADO
Qué cambia con la gestión estructurada.
| Control manual | Gestión estructurada | |
|---|---|---|
| Documentos | Recibidos por correo y guardados en carpetas diferentes | Reunidos en un flujo único, con historial |
| Plazos | Percibidos solo cuando ya vencieron | Acompañados con aviso antes del vencimiento |
| Visibilidad | Cada área ve una parte de la situación | Situación de cada proveedor en un solo lugar |
| Decisión | Habilitación basada en la confianza | Habilitación basada en un dictamen registrado |
QUÉ INCLUYE EL SERVICIO
Frentes de la gestión de terceros.
Gestión documental de terceros
Recepción, revisión y organización de la documentación, con control de plazos y vigencias.
Seguimiento de requisitos
Verificación continua del cumplimiento de los requisitos definidos por el contratante y por sus clientes.
Informes de situación
Visión de quién está en regla, qué pendientes existen y qué plazos requieren atención.
SEÑALES DE ALERTA
Cuándo la cadena de proveedores pide más control.
- 01Usted contrata muchos terceros y perdió la visibilidad de la situación de cada uno.
- 02La documentación llega por correo, planillas y carpetas diferentes.
- 03Su empresa debe cumplir requisitos de clientes o de programas de calificación.
- 04El equipo interno no tiene tiempo para exigir plazos y revisar documentos.
01¿Quién reclama los documentos a los proveedores?
En la gestión estructurada, el reclamo forma parte del flujo: se acompañan los plazos y los pendientes se comunican directamente a los terceros.
02¿La homologación es solo en el ingreso del proveedor?
No. El ingreso es la primera etapa. Los documentos tienen vigencia, y el seguimiento durante el contrato evita que una irregularidad pase inadvertida.
03¿Para cuántos proveedores funciona?
El alcance se dimensiona según el volumen de empresas y la complejidad de los requisitos. Indique cuántos terceros actúan en la operación para armar la propuesta.
04¿Puede combinarse con seguridad en el trabajo y capacitaciones?
Sí. La homologación se conecta con SST y capacitaciones, porque parte de los requisitos de los terceros proviene de esas áreas.
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